Организиране на екип от различни точки на света – възможно ли е

С промяната на професиите и значителното навлизане на Интернет във всички сфери, се очертават и изменения във всички аспекти на бизнеса. Времето и мястото на работа например е едно от тях. Преди няколко години едва ли някой  би могъл да си помисли, че ще може да работи от почти всяка точка на света, а дори и от вкъщи. Сега обаче тази възможност е факт. Традиционните физически офис площи вече не са фактор.

Разработени са нови инструменти за комуникация, които улесняват свързването на един или повече хора от почти всяка точка на света. Има създадени безброй програми и приложения, които улесняват контакта и комуникацията между хората. Светът се развива в положителна посока, особено за любителите на пътуванията. Промените дават възможност да се сформират екипи или компании, чиито членове могат да не бъдат от един град или държава. Всеки от тях може да живее в различен край на света и да работи пълноценно с останалите.

Фактът, че тези начини за свързване между отдалечени точки на света съществуват не означава, че разделените екипи не са изправени и пред някои проблеми. Да създадеш работен колектив, който физически не е на едно и също място през по-голямата част от времето, има и своите негативи.

Един от най-популярните автори на Entrepreneur – Стив Уилямс (Steve Williams) , представя най-често срещаните проблеми на екипите, чиито членове работят от различни точки на света. Освен, че ни излага проблемите, авторът съветва и как да се справим с тях. Не се притеснявайте, има надежда, пътешественици!

Членовете на екипа ви не са от вашия окръг

Едно от нещата, които са важни за отдалечените екипи е това, че членовете им могат да не са от вашия квартал, град, дори държава. Това дава възможност да наемате хора от всеки край на света. По този начин таланта и добрите качества на служителите не се ограничат само с тези, които живеят наблизо. Можете да търсите този, който ви е нужен навсякъде. Имате шанс да изберете измежду доста по-голям брой кандидати.

Часовите зони

Въпреки, че за някои часовата разлика вече е отживелица, ние все още живеем и зависим от нея. Координацията на екипа от тази гледна точка може да се окаже проблем.  За улеснение и премахване на неудобството някой от колегите ви да позвъни в 3 през нощта, за да ви пита за работа, има приложения като Every Time Zone и  World Time Buddy. Те позволяват да добавяте градове в списъка си и да следите постоянно колко е часа във всеки един от тях.

Място за срещи

Един от основните проблеми, пред които са изправени екипите, които не работят на едно място са заседанията. Провеждането им обаче не се оказва толкова голям проблем вече. На помощ тук идват виртуалните комуникационни инструменти като HipChat и  Slack . Тези инструменти свързват членовете на екипа и предлагат подканали за съобщения, директни съобщения, персонализирани календари, ленти за задачи и др.

Офис удобства

Естествено, предимствата на физическия офис е атмосферата и удобствата, които предлага за презентации, отчети, изобразяване на информация и др.  За радост има програми, които позволяват да създадете виртуална бяла дъска, карти, списъци и всичко, което е необходимо за организацията на едно събрание. Trello е програма, която позволява виртуално създаване на пространство, на което всички могат да записват идеи, задачи, предложения.
Също така ви е необходима система, която да улесни споделянето на големи папки и документи, такава например е Dropbox Paper.

Комуникация и координация

Важно е членовете на екипа да поддържат контакт по между си. За това специалиста препоръчва да разпределяте задачите между хората правилно. За да се постигне това в отдалечени екипи е добре да създавате „двойки“, които да работят заедно и да поддържат връзка. Става дума за работни двойки или малки екипи в цялата организация, за да може всеки член да е в крак с работата на компанията. По този начин, ако някой е пропуснал събрание или някаква информация, може да се обърне към човекът с когото работи, за да му помогне да навакса, а не да ангажира цялата организация.

 Контакт лице в лице

Колкото и лесно и приятно да звучи работата от разстояние не бива да пренебрегваме и лични контакт очи в очи. Хубаво е членовете на компанията, организацията или екипа, да се събират заедно поне веднъж годишно.

Според специалиста е важно за просперитета на организацията членовете й да са разговаряли поне един път в годината лице в лице. Това дава шанс за по-голямо доверие и мотивация. Какво по-хубаво от това да организирате периодично team срещи на някои хубави и екзотични места.

 

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *